Wie sich erfolgreiche ProjektmanagerInnen organisieren

Aktualisiert: 5. Aug 2019

In unserem letzten Blog ging es um die Frage: „Wie erkennen Sie eine gute Projektleiterin und einen guten Projektleiter?“. 


Heute teilen wir mit Ihnen Tricks und Tipps, wie Sie sich in Ihren Projekten am besten organisieren. Damit stellen Sie sicher, dass Projektteam, Management und Stakeholder am gleichen Strick ziehen.


Perfekte Projektorganisation und Multitasking

„Erfolgreiche Projektmanager wissen, wie sie mehrere Projekte, Teilprojekte und die Aufgaben daraus gleichzeitig organisieren.“


Damit Sie jederzeit den Überblick über Arbeitspakete, deren Status und Termine haben und mehrere Projekte gleichzeitig im Griff haben, benötigen Sie ein Projektmanagement-Tool, das nicht nur Gantt-Pläne und Statusübersichten zeigt, sondern vor allem auch die Zusammenarbeit im Projektteam unterstützt.

Integrieren Sie schnell und einfach Status-Updates in Ihre Slides oder geben Sie auch mal einem Unbeteiligten direkten Einblick in Ihr Tool, wenn es um Detailfragen geht.


Ein gutes Tool spart Zeit, die Sie wirkungsvoller in zielgruppen-gerechte Information und Kommunikation investieren statt in das (Selber-)Erstellen von Dashboards und Übersichten.

Projektmanagement Tools gibt es für unterschiedliche Anforderungsstufen, mit diversen Extras:

- pragmatisches Projektmanagent, das die Zusammenarbeit unterstützt (z.B. Asana, Trello Basecamp, WrikeProjectPlace, Podio )

- integrierte Projekt- und Arbeitszeitberichte für’s Reporting (z.B. SmartsheetCopper ProjectPlanioMicrosoft Project)

- integriertes Corporate Design (z.B. AceProject)

- Datenverschlüsselung (z.B. Stackfield)

- Videokonferenzen in HD-Qualität (z.B. Redbooth)

- nach IPMA-Standards entwickelte PM-Werkzeuge (z.B. OnePoint Projects)

- offene Programmierschnittstellen, SDKs und AddOns (z.B. ActiveCollab)

- Scrum und Kanban-Integration (TargetProcess)

- integriertes Personal- oder Kunden-Management inkl. CRM (z.B. ProjectfactsProjektronApollo



Verantwortung und Projektführung übernehmen

„Erfolgreiche Projektleiterinnen wissen, wie man (Projekt-)Mitarbeitende und Projektbeteiligte führt und motiviert. Dabei müssen Risiken und Widerstände bewusst gemacht und im Auge behalten – wo möglich eliminiert/neutralisiert werden.“ 


Bei der Führung und Motivation von (Projekt-)Mitarbeitenden, Projektbeteiligten und weiteren Stakeholdern ist ein Tool hilfreich, um Risiken und Widerstände darin abzubilden, Massnahmen zu vereinbaren und Fortschritte zu überwachen.


Ihre Aufgabe ist es zudem, Begeisterung und Unterstützung für das Projekt zu schaffen. Im Idealfall kombinieren Sie Fakten wie z.B. Kostenersparnis, schnellere Durchlaufzeiten und „es-geht-nicht-anders“ mit einem guten Bauchgefühl bei Ihrem Gegenüber.


Das schaffen Sie zum Beispiel mit

  • einer Geschichte zum Projekt. Nutzen Sie z.B. eine Analogie oder erzählen Sie, weshalb Ihnen persönlich das Projekt viel bedeutet. Mehr zu Storytelling lesen Sie hier;

  • non-verbalen Signalen (die sind automatisch positiv, wenn Sie Ihr Gegenüber als Enabler für den Projekterfolg betrachten, mehr dazu hier);

  • Know-How Transfer und einem Blick in die Zukunft. Vermitteln Sie Ihre Vision vom Projekt.

Als ProjektleiterIn sind Sie diejenige Person mit dem grössten Wissen darüber, was dank dem Projekt alles ermöglicht wird. Erzählen Sie anderen davon und involvieren Sie möglichst viele Stakeholder.

Auch wenn noch nicht jede neue Funktionalität 100% verbindlich ist - deklarieren Sie das. Die meisten Menschen können mit einem gewissen Grad an Unsicherheit leben. Die meisten Menschen mögen zudem positive Neuigkeiten. Bieten Sie beides mit Ihrer Vision.


Für die Zusammenarbeit im Team ist es sehr hilfreich, wenn Sie sich die unterschiedlichen Teamrollen bewusst machen. Idealerweise ist ein Team so zusammengesetzt, dass die unterschiedlichen Rollen je nach Projektphase zum Tragen kommen. Nach dem Belbin Team-Rollenmodell wird z.B. eine Umsetzerin zu Beginn gerne die Führung übernehmen, wissend, dass ein Spezialist sich erst dann einbringt, wenn sein Spezialwissen gefragt ist.


Gute Kommunikation

„Gute Projektkommunikation stellt sicher, dass sämtliche Projektmitarbeitenden mit der selben Vision auf die gleichen Projektziele hin arbeiten. Erfolgreiche Projektleiter stellen sicher, dass alle Stakeholder wissen, was ihre Rolle und Verantwortung im Projekt ist.“ 


Hier ein kleiner Tipp: Achten Sie darauf, dass der Gesprächsanteil Ihres Gegenübers auch mal grösser ist als Ihr eigener. Zuhören wird oft unterschätzt.

Die meisten Menschen empfinden es als Geschenk, wenn Ihnen zugehört wird. Machen Sie Ihrem Gegenüber dieses Geschenk: Seien Sie auch mal interessiert, nicht immer „nur“ interessant.

Hören Sie dabei aktiv zu und machen Sie Notizen. Damit zeigen Sie, dass Ihnen das Gespräch wichtig ist. So entstehen gute Beziehungen, Projekt-Goodwill und die Bereitschaft, bei unvorhergesehenen Herausforderungen kurzfristig einen Extra-Effort zu leisten.


Zurück zum Projektmanagement-Tool: Je einfacher der Informations- und Statusupdate-Zugriff ist, desto mehr Botschafter haben Sie für Ihr Projekt und Ihre Projektmitarbeitenden. Unterschätzen Sie nicht die Wirkung dieser Kommunikation auf unterschiedlichen Ebenen.


Erfolgreiches Verhandeln zur richtigen Zeit

„Gute Projektleiterinnen sind gut im Verhandeln. Projektmitarbeitende arbeiten oft in mehreren Projekten gleichzeitig, mit mehreren Projektmanagern. Projektstakeholder haben nicht nur das Ziel Ihres Projektes im Kopf sondern sind gleichzeitig für die Erreichung von anderen Vorhaben verantwortlich. Gute Projektleiter investieren Zeit, um die Beweggründe und Motivationen ihrer Stakeholder zu verstehen. Beziehungen müssen gepflegt werden. Ein Ignorieren dieser Fakten bringt Projekte schnell in Schieflage.“


Typischerweise lohnt sich vor allem bei Projektbeginn jede investierte Gesprächsminute doppelt und dreifach. Jeden Beweggrund, den Sie entdecken und verstehen, können Sie als Antrieb für Ihr Projekt nutzen oder Sie planen entsprechende Massnahmen mit ein, damit aus dem Beweggrund nicht plötzlich ein Stolperstein wird.


Abhängigkeiten, die nicht erkannt werden, können in der letzten Projektphase den gesamten Projekterfolg gefährden.


Schwierig wird es in der oft intensiven Dynamik von Grossprojekten. Auch hier hilft ein Projektmanagement-Tool, das Zusammenhänge visualisiert, Dynamik und Kommunikation unterstützt.


Werden Sie zum Marketing-Manager Ihres Projektes, denn je schneller sich neue Stakeholder Ihrer Vision anschliessen, desto schneller finden Sie in Gesprächen und Meetings die gleiche Verständnis-Ebene.


Eine Liebe für’s Detail

„Im Projektmanagement dreht sich alles um Details – grosse oder kleine. Dabei sind erfolgreiche Projektleiter akribisch im Managen von Details – in jedem Projekt und mit dem Bewusstsein für den Einfluss dieser Details auf den Gesamt-Projekterfolg. Kleine Details können plötzlich sehr wichtig werden.  Details können ein Projekt zum Erfolg oder zum Misserfolg bringen. Erfolgreiche Projektleiter sind sich dessen bewusst.“


Gut, wenn Sie von Natur aus eine Liebe für’s Detail haben. Wenn dem nicht so ist, stellen Sie sicher, dass sie genügend Spezialisten im Team haben. Das sind diejenigen Mitarbeitenden, die in Meetings oft erst dann so richtig in Schwung kommen, wenn das Thema sehr spezifisch ist. Ideal sind hier präzis formulierte, spezifische Fragestellungen.

Dafür sind Sie zuständig:

  1. Zu Projektbeginn identifizieren Sie die groben Themenbereiche und brechen diese so weit wie möglich in weitere Themen auf mit allen notwendigen spezifischen Fragestellungen dazu.

  2. Jetzt können Ihre Spezialisten wertvolles Fachwissen einbringen und Abhängigkeiten zu den anderen Bereichen aufzeigen.

  3. Integrieren Sie diese Inhalte dann wieder ins Grosse Ganze.

  4. In einer guten Teamkultur werden die Spezialisten ihre Aussagen gegenseitig prüfen und Massnahmen aufeinander abstimmen.

So oder so: Behalten Sie Detailfragen und Abhängigkeiten kontinuierlich im Blick und suchen Sie regelmässigen Austausch mit Ihren Spezialisten.


Sie lieben das Detail, tun sich aber schwer mit der grossen Übersicht? In diesem Fall müssen Sie die kontinuierliche Ausrichtung des Projektes an den Zielen sicherstellen.

  • Definieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team und vor allem auch in Gesprächen mit verschiedenen Stakeholdern die wichtigsten Unterziele und deren Beziehung zu den Projektzielen.

  • Visualisierungen sind sehr hilfreich, vor allem auch um Abhängigkeiten und Einflussfaktoren darzustellen.

  • Ein Bild prägt sich ein und kann als Analogie in Meetings hilfreich sein.

Auch hier: Jede bei Projektbeginn investierte Minute für die Vollständigkeit der Visualisierung ist Gold wert. Alles was im Bild fehlt, wird später nicht bearbeitet.


Schnelles Erkennen und Lösen von Problemen

„In jedem Projekt gibt es Phasen, wo Probleme und Hindernisse auftauchen – diese benötigen schnellstmögliche Lösungen. Eine gute Projektmanagerin unterscheidet sich darin, wie sie diese Probleme handhabt.“


Der PM-Eperte Bruno Jenni meint dazu: „Ein guter Projektleiter behauptet nie, dass seine Planung richtig ist, ansonsten wäre er besser Hellseher geworden.“


Je offener Sie für Unvorhergesehenes im Projekt sind, desto schneller finden Sie neue Lösungen. Wenn Sie zudem ein gutes Team aufgebaut haben und einige Stakeholder mit im Boot haben, die Sie unterstützen, haben Sie eine Versicherung im Rücken, die über viele Stolpersteine hinweg hilft. Reagieren Sie auch mal mit Humor und versuchen Sie nicht immer für alles selber eine Lösung zu finden. Beziehen Sie Ihr Team mit ein.


Technisches Sachverständnis

Nicht zuletzt wird festgehalten: „Als guter Projektmanager benötigen Sie solides, technisches Wissen über die Plattformen, Software-Lösungen und Programme in ihrer Firma, auch wenn Ihr eigener Job gar nicht technisch ist.“


Und ein guter Tipp zum Abschluss:“Übernehmen Sie selber Projektaufgaben und erledigen Sie diese erfolgreich und zeitgerecht – damit gewinnen Sie den Respekt Ihres Teams, was Ihnen wiederum dabei hilft, Ihr Projektteam zum Erfolg zu führen.“ 


Dem ist nichts mehr anzufügen, ausser: Wir wünschen Ihnen, Ihren Teams und Ihren Projekt-Vorhaben viel Erfolg!


Bild von Free-Photos auf Pixabay

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